眼下各级政府部门出于工作需要，常常需要频繁的进行会议沟通，尤其是上下级部门和部门主要领导之间的沟通非常频繁。同时，各职能部门经常需要和外部的监管部门、合作单位等进行业务交流，其中有许多是重要的业务会议。而各个部门，包括职能部门、行政机构、基层办事处等在地理分布上十分广泛，大量的会议时间都耗费在会场到单位之间的旅途上。

  更关键的是，目前需要各个不同部门鼎力协同的工作慢慢的变多，大量的内部人员以及外部项目小组之间需要频繁的沟通交流，如果单一的使用传统的会议方式来进行沟通，不仅费用支出加大，人员组织和协调上也会遇到诸多不便，更重要的是协同工作的效率会因为沟通的不便而大打折扣。视频会议的应用可以轻松又有效地解决由于部门分散带来的沟通不便的问题。

  下级政府部门的领导分布在各个地域，由于地理的限制，以前召开一次正式的行政会议需要大家聚集到一个地方，除了长时间的旅途奔波、大量的组织协调工作、高昂的会议费用的以外，最关键的问题是会议经常会因为没有办法预知的突发事件而无法顺顺利利地进行，造成重要决策的延缓。使用视频会议这种简洁的会议方式，不仅能节省大量的会议经费。同时，由于不需要专门的会务人员，所以也使工作人员能够以更多的精力去将日常工作做得更好。

  当前，我国越来越注重公务员思想意识的提高和业务技能的培训，政府部门之间培训交流类的会议也慢慢变得频繁和重要。但是，以往由于地理和时间上的限制，加上组织工作的难度很大，使得实际参与的人数非常有限，大部分人员因地理或工作性质的限制，没办法完成交流和培训。而且传统面对面的集中式学习因为受到时间和费用的限制，而没办法做到反复的灌输和教育，学习效果往往也不尽如人意。

  现在，通过视频会议系统，利用装载在每一位使用者的计算机上的客户端软件，我们大家可以随时随地的进行大规模、反复的学习和交流。参与者足不出户，借助办公电脑就可以完成各种业务培训交流、文件精神的学习。如此一来，不仅工作效率得到了极大的提升，而且在反复的学习和交流中，可以加深参与者对于业务内容和文件精神的理解。

  视频会议系统已经日益显现出其优越性和重要性，开通视频会议系统有助于政府加强跨地区、跨部门、跨行业的研究合作与交流。瑞福特提出了“视频会议应急系统”的方案，无论身处家中、外地、单位，突发情况下都可快速利用互联网进入“突发应急网络视频会议室”，使得在突发情况下政府各部门有关人员能够最快速的利用互联网视频会议通报突发情况、布置应急措施，为单位应对突发事件提供高效的沟通渠道，同时可将会议过程录制下来，作为突发事件应急措施的备案。

  3. 会议室终端外围配件：会议室摄像头、麦克风、显示输出设备（可接电视或投影仪）；

  考虑到系统后期扩容，采用XX用户解决能力的网真视频会议流媒体转发服务器VAL-M3000（X台）。

  总部及各下属部门会议室安装网真视频会议终端VAL-T601D（共XX台）。

  1.客户视频会议项目视频会议服务器可以直接用网真视频会议流媒体转发服务器VAL-M3000多点控制单元，能轻松实现最多XX个视频会议软、硬件终端的互通。

  主会场及各分支下属机构会议室终端建议采用专业的网真视频会议终端VAL-T601D，该终端采用分体式设计；能应用于大中型会议室，终端支持720X576分辩率，内置高端回音抑制器，支持电视、投影仪输出，保证了会场应用稳定、高清晰的音视频质量。

  2. 网真视频会议系统适用大规模的视频会议系统，系统允许多个会议同时进行，管理员方便会议组织，管理更科学。

  3. 网真视频会议系统提供了功能齐全的会议录制功能，通过授权可以每一个与会点都可以对远程会诊进行全程的音、视频录制，存储查看使用简单。

  4. 网真视频会议系统能在会议型终端和桌面型终端的综合应用，采用了国际领先的动态带宽分配技术能在不同的应用环境带宽能够直接进行自动调整。会议型终端在512K以上的带宽上全屏能够达到VCD的高清效果。