会议设计之前，要进行调研和勘查，进行科学的设计规划。要考虑会议系统使用的目的，服务的范围以及会议实现效果。在会议扩声形式上更多的运用视频显示系统，如多画面的单屏显示，多屏多信息数据显示。圆桌升降器信息数据显示。摄像发言的自动跟踪、计算机图像信号的记录等不同形式。功能越多投入成本越大。

  视频会议中显示系统与会议音效系统很重要，决定了画面的显示效果以及领导讲话播放效果，远程视频会议还需要有网络的支持，以保证画面实时流畅传输，并显示。

  投影显示系统、多媒体会议控制管理系统、会议系统、音频传统及控制管理系统、音响扩声处理系统等。

  视频会议一般在空间较大的室内设立，在大屏幕显示设备的选择上，可有显示屏拼接、投影拼接、LED拼接等，相比之下，投影拼接效果最好而且成本相比来说较低。用户可利用投影拼接出弧形显示画面、超宽幅拼接画面等。

  会议系统一般都会采用智能集中控制系统。由中央控制器、传输设备、音视频设备、遥控设备、投影设备、周边设备等组成。能够最终靠无线或有线触摸屏来控制。实现菜单式操作或模式化操作功能，变换会议的形式，如会议模式、讲座模式、多媒体演示模式、谈判模式等。

  会议设备从技术上分有模拟和数字之别；从物理通信连接上分为：手拉手（线入线出连接，同时又分声控启动和按键工作）、手拉手+无线发射（一般是单向的，既没有扩声喇叭单元）、红外线（双向）、自动混音、人工调音、媒体矩阵等方式。会议设备主要完成会议场内讲话内容的传播以及现场视频摄制。

  一般个业的视频会议采用集中管理方式，同时各个会议室连通作为主附会场。此时设计要整体归一的考虑问题，尽量满足每个部分相互通讯，可以将主会场的信号向各个分会场传输，同时主会场也可接收分会场的信号。

  一般音频数字媒体控制系是在固有模块下嵌入式音频控制管理系统，具备一套实时PC软件系统,通过这套系统能控制任何一项参数。用户界面采用类似模拟调音台的界面,这样所有的设定非常的清楚、直观,更具互动性。